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Tipps fürs Homeoffice

1. Einführung

Mit den Entwicklungen zur aktuellen Corona-Situation in den letzten Tagen, wurde sehr vielen Mitarbeitern die Möglichkeit eingeräumt, im Homeoffice zu arbeiten. Während es für einige Berufsgruppen mehr oder weniger unmöglich ist, im Homeoffice zu arbeiten, ist es für andere ein Leichtes fernab des Arbeitsplatzes genauso, wenn nicht sogar noch effektiver als sonst zu arbeiten. Leider merkt man an vielen Stellen, dass die Digitalisierung doch noch nicht so weit vorangeschritten ist, wie es viele vielleicht gedacht haben. 

Ich möchte zuerst ein paar allgemeine Hinweise für die Arbeit im Homeoffice und danach einige Tipps speziell für Informatiker und andere in der IT-Banche tätige Personen geben. In den nächsten Tagen werde ich einen weiteren Artikel zu den Möglichkeiten von "Homeoffice" für Schüler im Bildungsbereich schreiben.


2. Allgemeine Tipps

2.1 Fester Arbeitsplatz

Wenn die eigenen vier Wände zum Büro werden, sollte klar getrennt werden, wo genau gearbeitet werden soll. Für gewöhnlich hat man keine drei Zimmer, eine Küche, einen Balkon, einen Garten und viel Unterhaltungselektronik als Büro zur Verfügung. Das lädt dazu ein, den sonst zu Hause üblichen Freizeitmodus zu aktivieren und sich anderen Dingen als der Arbeit hinzugeben. Deshalb ist es wichtig, dass du dir einen festen Ort in deiner Wohnung aussuchst, an dem du arbeitest. Das sorgt auch dafür, dass Routine in den Homeoffice-Alltag einkehrt. Routine und Struktur ist sehr wichtig, da du dich sonst entweder überarbeitest oder zu wenig arbeitest. Wer studiert hat wird wissen, dass man viel Eigenverantwortung zu tragen hat und die eigene Wohnung oft ein schlechter Ort zu lernen ist, da einem (z. B. während der Klausurenphase) oft einfällt, dass man doch schon immer mal die Türklinke schmieren oder seit längerem den Frühjahrsputz angehen wollte. Um dem entgegenzuwirken, hilft ein fester Arbeitsplatz, an dem man ungestört arbeiten kann.

2.4 Feste Arbeitszeiten

Der Tag braucht Struktur und durch die Kombination aus einem festen Arbeitsplatz und festen Arbeitszeiten lässt sich diese Struktur auch im Homeoffice aufrechterhalten. Es ist kontraproduktiv, jeden Tag zu einer anderen Zeit anzufangen, da sonst die Trennung zwischen Work- und Life nur schwer möglich ist. Natürlich fängt man am Anfang mal etwas später an oder hört früher auf, doch zur Gewohnheit sollte diese Unregelmäßigkeit nicht werden, da das negative Konsequenzen haben kann, wie wir noch sehen werden.

2.3 Wohlfühlatmosphäre schaffen

Es hat einen Grund, weshalb Google seinen Mitarbeitern kostenlose Speisen und Getränke zur Verfügung stellt und eine riesige Auswahl an Freizeitbeschäftigungen während den Pausen anbietet: In einer angenehmen Atmosphäre lernt und arbeitet es sich am leichtesten. Und genau mit dieser Prämisse solltest du dir auch deinen Arbeitsplatz einrichten: Gemütlich und kreativitätsfördernd. Falls du Arbeitsmaterialien (Laptops etc.) von deinem Arbeitgeber gestellt bekommst, kannst du sie ggf. auch an größere Bildschirme anschließen, deine eigene Maus und Tastatur verwenden und so weiter. Wenn du mit deinen gewohnten Werkzeugen arbeitest, macht das Arbeiten gleich viel mehr Spaß. Außerdem kannst du dir gemütliche Klamotten anziehen, die im Business-Umfeld eher ungewöhnlich sind (z. B. einen Jogging-Anzug oder eine Schlafanzughose). Wichtig ist, dass du dich wohlfühlst.

2.4 Distraktoren eliminieren

Allerdings sollten trotz der Wohlfühlatmosphäre innerhalb deines Büro-Bereichs in der Wohnung so wenige Distraktoren wie möglich vorhanden sein. Distraktoren sind Dinge, die dich vom Arbeiten abhalten bzw. ablenken, also Handys, Fernsehgeräte, Tablets und Apps mit Push-Notifications.

Man lässt sich auch durch sein Umfeld ablenken, was in diesen Zeiten aber durchaus verständlich ist. Umso wichtiger ist es, sich feste Zeiten zu setzen, an denen man arbeitet. Da (teilweise nicht unerhebliche) Fahrtwege zur Arbeit entfallen, hast du mehr Zeit für Pausen, die du geschickt zwischen deine Arbeitszeiten streuen kannst.

Du solltest vermeiden, den Fernseher nebenbei laufen zu lassen. Gerade in der aktuellen Situation hört man ständig Neuigkeiten zur Lage der Corona-Virus-Pandemie, Sondersendungen und weitere Berichte, die das ohnehin schon sehr präsente Thema einem immer wieder ins Gedächtnis rufen. Diese ständige Beschäftigung mit Corona ist toxisch für unser Gehirn und wirkt sich negativ auf die Arbeit aus. Verstehe mich bitte nicht falsch: Es ist wichtig, sich zu informieren, allerdings reicht es aus, sich zwei- bis dreimal am Tag ein Bild über die aktuelle Lage zu machen. Ein Newsfeed, der dich stündlich mit neuen Informationen versorgt, ist deshalb nicht zielfördernd und sorgt für innere Unruhe, zumal sich viele Meldungen in unterschiedlichen Berichten ständig wiederholen. 

2.5 ToDo-Liste

Erstelle dir (am besten gegen Ende deines Arbeitstages) eine Liste mit Dingen, die du am nächsten Tag abarbeiten bzw. schaffen möchtest. Eine ToDo-Liste schafft Struktur und führt dir vor Augen, was an Aufgaben vor dir liegt. Schreibe dir nicht zu viel auf deine ToDo-Liste, um am Ende des Tages das Gefühl zu haben, beruhigt in den Feierabend gehen zu können. Setze dir (zusammen mit deinen Vorgesetzten) realistische Ziele. Dies hilft auch dabei, dem Arbeitgeber nachweisen zu können, was man im Homeoffice geleistet hat, womit wir bei dem nächsten Tipp wären.

2.6 Dokumentation

Es schadet nicht zu dokumentieren, was man an einem bestimmten Tag alles geschafft hat. Bei Programmierern ist diese Dokumentation durch entsprechenden Quellcode bereits Genüge getan. Personen, bei denen die Dokumentation der geleisteten Arbeit nicht offensichtlich ist, können (wie z. B. in einem Ausbildungsheft) jeden Tag in zwei drei kleinen Sätzen oder Stichpunkten beschreiben, was sie eigentlich gemacht haben. Das hilft nicht nur dir, den Überblick zu behalten, sondern auch dem Arbeitgeber, der damit nachvollziehen kann, was du während der Zeit gemacht hast. Wenn der Arbeitgeber sieht, dass du im Homeoffice genauso produktiv wie (oder sogar noch produktiver als) sonst bist, sind vielleicht auch zukünftige Homeoffice-Optionen nach Corona möglich.

2.7 Pausen nehmen

Regelmäßige und feste Pausen sind im Homeoffice noch wichtiger als bei der Arbeit im Büro, da sonst Überarbeitung droht. Es kann jedoch auch der umgekehrte Fall eintreten, dass man sich durch sein gewohntes Umfeld leichter ablenken lässt und damit die Produktivität gedämpft wird.  Beides ist verständlich und natürlich. Feste Pausenzeiten bieten auch im Homeoffice Struktur und erleichtern den Arbeitsalltag. 

2.8 Kommunikationskanäle

Du solltest deinen Kollegen mitteilen, über welche Kanäle man dich wann erreichen kann. Das klassische Instrumentarium ist hier die E-Mail. Es kann aber auch sein, dass man sich mit seinen Kollegen über ein komplexeres Thema austauschen muss, das nicht in drei Sätzen beschrieben ist. Dabei ist dann entweder Telefonat oder ein Videoanrufe sinnvoll. Für beides muss bekannt sein, wie man dich erreichen kann. Damit nicht jeder irgendwelche Tools verwendet, sollte z. B. vom Arbeitgeber zentral vorgegeben werden, dass für Telefonkonferenzen z. B. "Skype" verwendet werden soll. Zu den technischen Vorarbeiten werde ich später noch ein paar Worte verlieren.

Ich habe für meine Dienststelle z. B. ein Tool programmiert, mit dem man (ähnlich wie bei WhatsApp) mit seinen Kollegen "chatten" kann. Dazu kann man sich in Gruppen organisieren und in Echtzeit schnell Informationen austauschen. Im Vergleich zu WhatsApp bleibt die Kommunikation im Intranet und wird nicht über ausländische Server geschickt. Das Chatfenster kann man bei Bedarf auch minimieren, um es als potentiellen Distraktor zu eliminieren. 

Kommunikation ist in Zeiten sozialer Isolation wichtiger denn je! Nimm trotz der Arbeit viele Gelegenheiten wahr, dich mit anderen auszutauschen und über die aktuelle Situation zu reden. Auch wenn das vielleicht die Produktivität etwas hemmt, wirkt es dem drohenden Einsamkeitsgefühl entgegen und sorgt dafür, dass du weniger anfällig für Krankheiten bist - denn Angst und Unsicherheit erhöht die Krankheitsanfälligkeit.

2.9 Zeiterfassung

Es sollte geklärt werden, wie die Zeiterfassung während der Abwesenheit vom eigentlichen Arbeitsort erfolgen soll. Manche haben ein Zeiterfassungssystem, das man auch online mit Daten füttern kann, andere wiederum melden sich bei ihren Vorgesetzten per E-Mail oder Telefon an und ab. Ich halte eine Mischung aus einer (schriftlichen) Nachricht an den Vorgesetzten und die Zeiterfassung im System (falls möglich) für die sicherste Option, da so keine Fehler passieren. Durch E-Mails kann man bspw. rekonstruieren, wann man seinen Dienst begonnen und beendet hat, was für beide Seiten hilfreich ist. Wie schon erwähnt, bringt der Arbeitgeber mit Homeoffice dem Arbeitnehmer ein großes Stück vertrauen entgegen.

2.10 Work-Life-Balance

Immer dann, wenn Arbeit und Freizeit verschmelzen, sollte man darauf achten, dass man irgendwann "abschaltet" - im wahrsten Sinne des Wortes. Da im Homeoffice Dienst- und Wohnort zusammenfallen, ist keine strikte Trennung noch schwieriger möglich als sonst. Ein Einzelhändler oder eine Krankenschwester kann nicht von zu Hause arbeiten, nimmt aber auch keine Arbeit mit nach Hause (emotionale Themen ausgenommen). Ein Softwareentwickler oder ein Projektmanager legt nicht direkt nach Ende der Dienstzeit einen Schalter im Kopf um und ist dann plötzlich im Feierabendmodus, sondern ertappt sich immer wieder mit Gedanken an die Arbeit. Deshalb ist es wichtig, sich entweder ein separates Zimmer einzurichten, das (für die nächsten Wochen jedenfalls) nur zum Arbeiten genutzt wird oder man geht regelmäßig (falls möglich) spazieren. Wenn man zusätzlich unter Quarantäne stehen sollte und im Homeoffice ist, kann das schnell zu einem Burnout führen, da man quasi gleichzeitig auch an seinen Arbeitsplatz "gekettet" ist. Deshalb sind die festen Arbeitszeiten und viel Abwechslung wichtig.

2.11 Technische Voraussetzungen und Sicherheit

Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die entsprechende Infrastruktur im Vorfeld bereits geschaffen wurde, d. h. Mitarbeiter sollten mit entsprechenden Geräten wie Laptops, Diensthandys etc. ausgestattet und mit dem Betreten des "digitalen Arbeitsplatzes" vertraut sein. Dazu zählen insbesondere die Verwendung von VPNs und die Einwahl in Videokonferenzen. 

Außerdem muss geklärt werden, welche Geräte für das Arbeiten von zu Hause aus genutzt werden dürfen. Auch wenn die Frage etwas banal erscheint, kann sie unter Umständen kritisch für das Unternehmen sein. Meine Erfahrungen haben gezeigt, dass viele Mitarbeiter dazu bereit sind, ihre eigenen Geräte zu verwenden. Bring-Your-Own-Device (BYOD) lautet hier das Stichwort. Allerdings verliert der Arbeitgeber die Kontrolle über das, was auf den Geräten passiert, sofern es kein ausgeklügeltes BYOD-Konzept gibt. Dadurch riskiert man, dass Mitarbeiter mit Rechnern arbeiten, die durch Malware und Viren infiziert, die sie sich beim privaten Surfen eingefangen haben. Natürlich besteht diese Gefahr auch bei Firmengeräten, doch die Hemmschwelle für privates Surfen ist hier weitaus höher und ggf. wurde durch die kurzfristigen Homeoffice-Regelungen diese potentielle Sicherheitslücke nicht bedacht. Vernachlässigt man die Sicherheit der Arbeitsgeräte, riskiert man nicht nur den Diebstahl von personenbezogenen Daten und Firmengeheimnissen, sondern auch das Infiltrieren der IT-Systeme, was bei kritischen Infrastrukturen (wie etwa Krankenhäusern) Menschenleben kosten kann. Eine Einwahl von einem Privatrechner aus ist nur nach umfangreichen Malware-Scans zu empfehlen!

Zum Thema Sicherheit möchte ich unbedingt noch erwähnen, dass man tunlichst davon absehen und seine Mitmenschen davor warnen sollte, Anhänge mit angeblichen Informationen zum Corona-Virus zu öffnen. Phishing-Angriffe sind in Zeiten großer Unsicherheit sehr effektiv. Die öffentlichen Stellen versenden keine E-Mails an Privatpersonen und schon gar nicht mit der Aufforderung, Anhänge zu öffnen. Wenn solche Maßnahmen ergriffen werden sollten, dann wird das über die öffentlichen Stellen kommuniziert. Bis dahin sollte man unbedingt Vorsicht walten lassen!

Zudem sollte klar kommuniziert werden, welche Software für die Kommunikation eingesetzt werden soll. Es gibt zahlreiche Anbieter und Dienste, die alle ihre Stärken und Schwächen haben. Ich persönlich habe sehr gute Erfahrungen mit Microsoft Teams gemacht, womit auch im Hochschulbetrieb Vorlesungen online gehalten werden können. Allerdings lässt sich pauschal kein wirklicher Allgemeintipp geben, da es tatsächlich auf den Einzelfall ankommt.

Im Punkto Technik sollten im Vorfeld Antworten auf die folgenden Fragen gefunden werden:

  • Mit welchen Geräten arbeite ich im Homeoffice?
  • Werden die Geräte vom Arbeitgeber gestellt?
  • Wie melde ich mich am Arbeitsplatz an?
  • Mit welchem Tool finden Videokonferenzen und Telefonate statt?

3. Tipps im IT-Bereich

Wie bereits eingangs erwähnt, ist der IT-Bereich quasi prädestiniert für die Arbeit im Homeoffice, da man (bis auf Team-Meetings) in sehr vielen Fällen alleine Kopfarbeit leistet. Dadurch kann Homeoffice sogar die Produktivität steigern, da man in einem passenden Arbeitsumfeld viel leichter in "die Zone" kommen kann.

3.1 Entwicklungsumgebung

Wenn man keinen Arbeitsrechner gestellt bekommt, sollte man sich die entsprechenden Tools herunterladen und seine Entwicklungsumgebung auf dem Heimrechner aufsetzen (falls noch nicht geschehen). Zudem hat man dadurch ggf. die Möglichkeit, auf Werkzeuge im privaten Umfeld zurückzugreifen, die aufgrund bestimmter Sicherheitspolicies nicht auf der Arbeit installiert werden können. 

3.2 "Die Zone"

Alle Informatiker kennen "die Zone". Das ist der mentale Zustand, in dem man am produktivsten ist und sich hochkonzentriert in seine Aufgabe vertieft. Ich persönlich erreiche diesen Zustand immer dann, wenn ich keine Distraktoren um mich herum habe. Dazu zählen auch Dinge aufploppende E-Mails, Anrufe oder Kollegen, die im Büro ein- und ausgehen. Deshalb deaktivierte ich in einer Phase, in der ich die Effektivität der Zone nutzen möchte, alle Push-Nachrichten und stelle das Telefon auf lautlos. Kollegen kommen im Homeoffice für gewöhnlich nicht vorbei - in der aktuellen Situation erst recht nicht. Allerdings wohnt nicht jeder alleine und so laden Mann, Frau, Kinder und Haustiere dazu ein, sich ablenken zu lassen. Da dies oft auch eine willkommene Ablenkung ist, sollte klar geregelt sein, in welchem Zeitraum man ungestört seine Arbeit verrichten möchte. Es gelten hierbei übrigens dieselben Tipps wie beim Entfernen aller potentiellen Distraktoren, die ich zuvor bereits genannt habe.


4. Fazit

Alles in allem lässt sich sagen, dass Homeoffice (je nach Arbeitstyp) sehr positive Effekte auf das Arbeiten haben kann. Ich persönlich arbeite sehr gut und effektiv im Homeoffice und würde mir wünschen, dass auch in Post-Corona-Zeiten der ein oder andere Arbeitgeber seinen Mitarbeitern erlaubt, von zu Hause aus zu arbeiten.

Trotzdem darf man die positiven Effekte der persönlichen Zusammenkunft nicht vernachlässigen. Gesellschaftliche Interaktionen sind für uns als soziale Wesen sehr wichtig und die reine Online-Arbeit ist auf Dauer auch nicht gut. Auch das andere Extrem, nämlich die reine On-Site Arbeit vor Ort ist nicht immer optimal, da jeder seine eigenen Zeiten hat, zu denen er am produktivsten ist. Deshalb ist es wichtig, einen gesunden Mix aus On-Site- und On-Line-Arbeiten finden. 

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